Mateusz Borowiecki, prezes OptiBuy, mówi o ubiegłym roku w branży zakupowej, zmianach na światowych rynkach, tajemniczym VUCA i idealnym dziale zakupów.

Wywiad opublikowany został w magazynie Logistics Manager Nr 1 (5), luty-marzec 2019

Jak ocenia Pan rok 2018 w branży zakupowej?

MB: Zeszły rok był rokiem ewolucji. Nie było drastycznych zmian – od wielu lat zakupy w firmach stają się bardziej profesjonalne. Rosną działy, rośnie ilość pracowników zakupów w całkowitej puli pracowników firm. Widać to również we wzrastającej frekwencji słuchaczy na zakupowych kierunkach studiów podyplomowych, a także po liczbie uczestników w organizowanych przez nas konferencjach. W roku 2018, na trzech naszych wydarzeniach gościliśmy ponad 700 praktyków i ekspertów branżowych.

W zeszłym roku pojawiła się również silna presja kosztowa – zwłaszcza w niektórych branżach, np. budowlanej. Firmy, które szybko się rozwijały, potrafiły sprzedawać co raz drożej – jednak koszty w tych branżach rosły jeszcze szybciej z uwagi na rosnące wynagrodzenia czy koszty surowców. I tutaj rola zakupów zaczęła być bardziej widoczna. To właśnie dział zakupów jest w stanie ograniczać wydatki czy wpływ wzrostu cen, sprawiając, że nasza firma staje się bardziej konkurencyjna od przedsiębiorstw, które nie są w stanie tak szybko reagować na szybko zmieniające się warunki rynkowe. Obecnie jesteśmy świadkami np. bardzo szybko rosnących cen energii. Dla niektórych branż energochłonnych jest to dodatkowym bodźcem do dalszej optymalizacji kosztowej.

Jak sytuacja makroekonomiczna wpływa na branżę zakupową i biznes?

MB: Obecnie jesteśmy w okresie 10 lat nieprzerwanego wzrostu gospodarczego. Na świecie wskaźniki w dalszym ciągu się poprawiają, choć już pojawiły się pierwsze oznaki spadków – szczególnie na rynku niemieckim, który miał minimalny spadek w 3 kwartale (Źródło: TradingEconomics.com – 28-12-2018). Tak czy inaczej, jesteśmy po 10 latach olbrzymich wzrostów. To bardzo dobrze, bo firmy mogły się swobodnie rozwijać. Powoduje to jednak rosnącą presję kosztową związaną z brakującymi zasobami. Najczęściej brakuje nam zasobów ludzkich. W skali polskiej i światowej. W związku z tym firmy, które budowały swoją przewagę konkurencyjną jedynie na tanich pracownikach, mają lub będą mieć problemy.

Już teraz powinniśmy postawić sobie pytanie – jak długo tak pozytywny trend gospodarczy może trwać? Teorie cyklu koniunkturalnego mówią, że kryzys przychodzi co 7 lat – teraz mamy już 10 lat, a kolejnych 10 lat wzrostu na pewno nie osiągniemy. Musimy być przygotowani na sytuacje awaryjne. Z punktu widzenia zakupowego to mogą być bankructwa dostawców, nieterminowe realizowanie zamówień – musimy się z tym liczyć i wiedzieć jak reagować. W tym roku, będą ważne nie tylko działania optymalizacyjne, ale i efektywność organizacyjna, umiejętność szybkiego reagowania na zmiany czy zarządzanie ryzykiem. Będziemy musieli przewidywać, co może się dziać na rynku, by nie wpaść w kłopoty wywołane nie przez nas, a przez dostawców.

Ostatnio, dużą popularność zdobywa pojęcie VUCA, co jest akronimem od Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity.

Przewiduję, że sytuacja makroekonomiczna w przyszłym roku może być znacznie trudniejsza niż była w ostatnich kilku latach. Pojawi się duża większa niepewność na rynku. Polska ma 5% wzrost PKB, Niemcy są już na minusie – pytanie co będzie za np. 6 miesięcy, tym bardziej, że nasza gospodarka jest bardzo silnie uzależniona od niemieckiej. Pojawiła się rozbieżność na rynku – ropa tanieje, węgiel drożeje – zjawisko do tej pory raczej niespotykane. Widać, że jest tu też sporo ruchów spekulacyjnych. Ostatnio, dużą popularność zdobywa pojęcie VUCA, co jest akronimem od Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity. Pojęcie, które szturmem zdobywa język biznesowy na całym świecie. Pojawia się wiele niewiadomych, czasem anomalii – nie jesteśmy w trakcie konkretnego, silnego trendu, który będzie kontynuowany jeszcze wiele lat, więc już dzisiaj musimy się przygotowywać się na różne scenariusze.

Czy firma faktycznie jest w stanie przygotować się do funkcjonowania w otoczeniu z tak wieloma niewiadomymi i ryzykiem?

MB: Myślę, że tak. Schodząc na poziom zakupowy – np. przez relacje z dostawcami. W sytuacji kryzysowej, strategiczny dostawca, z którym mamy partnerskie, transparentne relacje, a współpraca jest opłacalna dla obu stron na wielu płaszczyznach – będzie nas wspierał. Jeśli mamy dostawców w sektorach narażonych na duże fluktuacje – z dużym udziałem pracy ludzkiej – to powinniśmy myśleć o dostawcach alternatywnych; powinniśmy mieć w zanadrzu kogoś, kto w momencie kryzysowym zastąpi naszego aktualnego dostawcę. Musimy mieć plany awaryjne.

Czy można już teraz wykorzystać narzędzia, które mogą nam pomóc się przygotować do kryzysu?

MB: Oczywiście, może to być np. analiza FMEA (analiza rodzajów i skutków możliwych błędów. Nie jesteśmy oczywiście w stanie przewidzieć w szczegółach co się będzie działo, ale jesteśmy w stanie przewidzieć obszary które potencjalnie są narażone na ryzyka i opracować plany, które będą wdrażane w sytuacji kryzysowej. Dodatkowo, to co leży u podstaw działalności działów zakupów, czyli dbanie o koszty to swoiste budowanie poduszki finansowej przedsiębiorstwa na potencjalnie trudniejsze czasy. To też sposób na minimalizowanie ryzyka.

To bardzo ważna funkcja, szczególnie w tak niepewnych czasach. Czy uważa Pan, że obecnie zakupy zajmują już odpowiednie miejsce w zarządach lub w ich oczach?

MB: To bardzo zależy od organizacji. Są w Polsce organizacje bardzo dobrze zarządzane, które patrzą na cały łańcuch wartości: od sprzedaży (dział sprzedaży, marketingu) przez efektywność wewnętrzną (procedury, procesy wewnętrzne) po bazę dostawców – firmy, które dostarczają niezbędnych usług i produktów do realizacji głównych zadań danego przedsiębiorstwa. Te firmy patrząc na cały łańcuch wartości – na równi stawiają zarówno początek łańcucha od strony klienta – działy sprzedaży, jak i jego drugi koniec – zakupy. Te firmy zdobywają dużą przewagę konkurencyjną.

Są oczywiście też przedsiębiorstwa, gdzie aspekt kosztowy nie był brany tak mocno pod uwagę. Jeszcze kilka lat temu, banki nie miały centralnych działów zakupów. Ta transformacja rozpoczęła się około 7-8 lat temu w skali polskiego rynku. Ostatnie duże banki stworzyły swoje działy zakupów właściwie w ubiegłym roku. Co ciekawe, na podstawie ostatnich raportów, można zauważyć, że te instytucje, które zaczęły zwracać uwagę na obszar kosztowy jako ostatnie, osiągają teraz najgorsze wyniki finansowe.

Wspomniał pan o skrócie VUCA – co się pod tym kryje i co oznacza dla świata biznesu?

MB: Oznacza to w dużej mierze pracę w środowisku, które nie wiemy jak będzie wyglądało. VUCA rozwija się na 4 pojęcia.

Volatility – zmienność – dotyczy zmienności cen surowców; szczególnie dla takich jak np. węgiel, ropa naftowa i zakupy muszą sobie radzić z tą zmiennością, stosując m.in. narzędzia hedgingowe.

Uncertainty – niepewność – nie wiemy czy coś wydarzy czy nie; nie posiadamy rzetelnej informacji czy danych; nie wiadomo kiedy się wydarzy i musimy być przygotowani na różne scenariusze.

Complexity – kompleksowość – bardzo ważny czynnik z punktu widzenia zakupów. Kupujemy co raz więcej rozbudowanych usług, co raz więcej produktów modułowych. Firmy z jednej strony wiedzą, że kompleksowość w postaci olbrzymiej bazy dostawców jest problematyczna do zarządzania i starają się konsolidować dostawców, ale z drugiej strony to powoduje, że dostawcy dostarczają nam co raz bardziej zaawansowane produkty, ich zestawy czy rozbudowane usługi. Przez to, co raz trudniej nam zrozumieć jakie siły rynkowe działają na poszczególnych dostawców. Łańcuchy dostaw robią się co raz bardziej skomplikowane. Mamy kontrahentów z całego świata, trzeba sobie będzie z tym radzić.

Ambiguity – niejasność – nie do końca wiemy co się może wydarzyć mimo posiadania pewnych danych; w tym przypadku opieramy się o założenia zbudowane na podstawie posiadanych informacji i uogólnień.

Skuteczny dział zakupów ma portfolio narzędzi na różne okazje i wykorzystuje je zgodnie z aktualną sytuacją wewnętrzną i zewnętrzną

Czy działy zakupów polskich firm są przygotowane na VUCA?

MB: Moim zdaniem, nie do końca. Gro profesjonalistów zakupowych wyrosło w ciągu ostatnich 10 lat – czyli tak jak wspominałem, 10 lat dobrobytu – w środowisku trudnym, ale dosyć sprzyjającym, mało ryzykownym i mało zmiennym. Nie mieli, gdzie się przygotować. Wydaje mi się, że te bardziej dojrzałe organizacje, które widziały różne kryzysy w przeszłości mogą być lepiej przygotowane. Generalnie myślę, że polskie firmy nie są za dobrze przygotowane na VUCA.

Jak scharakteryzowałby Pan idealnie przygotowany na VUCA dział zakupów?

MB: Idealny dział, o ile taki istnieje (śmiech), to taki który rozumie biznes. Wie co biznesowi jest potrzebne. Wie, kto jest w stanie spełnić te potrzeby rynkowe. Identyfikuje ryzyka i wie, jak nimi zarządzać. Inaczej zarządza się ryzykiem zmienności cen, np. nie ma ryzyka, że nie kupimy benzyny – w realnych scenariuszach nie bierze się takiej opcji pod uwagę – i to ta właśnie tą zmiennością trzeba zarządzać. Ograniczyć różnice kosztów lub spłaszczać zmienność. Czym innym jest niepewność, gdy nie wiemy, czy dostawca będzie w stanie realizować zamówioną usługę. I tu już nie zabezpieczymy się mechanizmami takimi jak na zmienność cen. Możemy się ubezpieczyć, ale to tylko zminimalizuje stratę. W przypadku, gdy nie dostarczymy towaru do klienta, bo nasz dostawca nie zrealizował dla nas dostawy to problem pozostaje. Skuteczny dział zakupów ma portfolio narzędzi na różne okazje i wykorzystuje je zgodnie z aktualną sytuacją wewnętrzną i zewnętrzną. To nie jest jedno narzędzie, które zawsze stosuje się w każdej sytuacji. Punktem wyjścia jest zrozumienie co biznesowi jest potrzebne. Bez tego nie ma szans.

Jaka jest rola managera w związku zarówno w kierunku VUCA jak i technologicznego?

MB: Rola managera zakupów jest różna w zależności od skali biznesu i rodzaju. Co innego jest zarządzać 4 osobowym działem w małej firmie produkcyjnej a co innego zarządzać olbrzymim działem zakupów w firmie energetycznej. Wspólną cechą, którą można jednak wyróżnić to budowanie zespołu i zarządzanie talentami. Tak jak każdego managera – to nie dotyczy wyłącznie zakupów. Rola pozwala rozwijać ludzi, edukować – po to by mogli mierzyć się z wyzwaniami rynkowymi. Rola by wiedzieć co się dzieje na świecie, wychodzić poza swoje pole wewnętrzne, spotykać się z innymi managerami.

Z innymi managerami, czyli można uczyć się od innych firm?

MB: Tak, według mnie uczenie się od innych firm to najlepsza rzecz jaką można zrobić. Po co uczyć się na własnych błędach, skoro można skonsultować się z innymi. My jako OptiBuy staramy się mocno rozwijać wymianę wiedzy wewnątrz organizacji. Zarówno poprzez konferencje PROCON, jak i inicjatywę PROCON Professionals, która obecnie zrzesza już praktyków i specjalistów z 10 dużych firm. To już kilkuset kupców strategicznych, którzy mogą za pomocą platformy PROCON Professionals dyskutować, wymieniać się wiedzą, omawiać podobne przypadki problemów, dzięki czemu są w stanie bardziej efektywnie pracować.

Po co uczyć się na własnych błędach, skoro można skonsultować się z innymi?

Jak widzi Pan rok 2019 w OptiBuy?

MB: Nieprzerwanie przez ostatnich kilka lat rozwijamy się. Zazwyczaj w tempie dwucyfrowym, więc na przyszły rok planujemy dalszą ekspansję. W ubiegłym roku udało nam się zrealizować duży projekt wdrożeniowy poza Europą – chcemy kontynuować ten trend, aby działać globalnie, wychodzić poza rynek polski czy europejski.

Na pewno pomogą w tym certyfikaty jakie otrzymali Państwa eksperci.

MB: Tak, w zeszłym roku zrealizowaliśmy duży cykl certyfikacji naszych konsultantów Ivalua. Mamy największy zespół w Europie, jeśli chodzi o certyfikowanych wdrożeniowców tego rozwiązania, co pomaga nam nie tylko pozyskiwać nowych klientów, ale i realizować bardziej kompleksowe i ambitne wdrożenia. Duży nacisk kładziemy na rozwój kompetencji wewnątrz organizacji, na rozwój wewnętrznych narzędzi. Planujemy nowe projekty i w Polsce i za granicą, kolejne konferencje by integrować środowisko zakupowe i rozwój wewnętrzny, po to byśmy byli cały czas uznawania za lidera zakupów firmowych na rynku polskim.

Czy pojawią się nowości w ofercie usług firmy OptiBuy?

MB: To raczej ewolucja. Odpowiadamy na potrzeby rynkowe. Jeśli chodzi stricte o nasz biznes, widzimy duże zainteresowanie stałym wsparciem klientów w zakresie zakupów w obszarach pozyskiwania dostawców, zarządzania kategoriami, technologii. Otrzymujemy wiele zapytań o poszerzenie zakresu współpracy. W mniejszym stopniu realizujemy pojedyncze, krótkoterminowe projekty, jak to było kilka lat temu, a w co raz większym stopniu opieramy się o stałe, długofalowe relacje z klientami – to jest dobry trend zarówno dla nas, jak i klientów.

Na zakończenie – jednym zdaniem: co przyniesie 2019 rok dla zakupów?

MB: Na pewno wyzwania związane ze zmianami na rynku, wyzwania związane z rekrutacją pracowników, z rozwojem zespołów i na pewno wiele wyzwań technologicznych i wdrażania nowych narzędzi, które ostatecznie pozwolą efektywniej pracować.