Rosnące znaczenie zakupów stwarza szansę zarówno dla firm, jak i dla samych kupców. Działy zakupów korporacyjnych od lat pełniły funkcję polegającą stricte na redukcji kosztów. Obecnie, nie tylko zakupy produkcyjne, ale i pośrednie, muszą zmierzyć się rosnącą kompleksowością procesów w łańcuchu dostaw oraz osiągnięciami i wymaganiami ery 4.0. Zmiana ta, to niepowtarzalna szansa dla zakupów na przysłowiowe – miejsce przy biznesowym stole.

Czy to tylko redukcja kosztów i oszczędności?

Oszczędności, kontrola wydatków i redukcja kosztów to w dalszym ciągu fundament pracy działów zakupów. Częsty podział kwalifikacji wydatków pomiędzy działy firmy (np. marketing, administracja itp.) i idące za tym kwestie decyzyjności, wymagają zarządzania relacjami z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami.

Komunikacja

Wiele zmienia się w kanałach i zasadach komunikacji oraz współpracy między działami. Dział zakupów, który regularnie konsultuje się z kierownictwem poszczególnych departamentów, funkcjonuje efektywniej, a sam proces zakupowy jest wydajniejszy i bardziej przyjazny dla wszystkich jego podmiotów. Obustronna komunikacja, pozwala faktycznym użytkownikom zamawianych usług/produktów mieć wpływ na specyfikację czy wgląd w bieżące wydatki. Zarządy i managerowie firm, z kolei, dostrzegają potrzebę wdrażania działu zakupów w swoje projekty już na etapie planowania.

Inicjatywy międzybranżowe a pozycja zakupów

Bardzo dobrym przykładem rosnącego znaczenia działu zakupów, mogą być inicjatywy biznesowe mające na celu zidentyfikowanie najlepszych praktyk w ramach danych kategorii zakupowych – na linii Dostawcy-Klienci (i ich działy zakupów). Traktowanie działu zakupów jako partnera, współrealizatora projektu przynosi korzyści dużo większe niż samo czuwanie nad nieprzekraczaniem budżetu.

Technologia – podstawowa wartość

Nowoczesne rozwiązania dedykowane działom zakupów są coraz bardziej popularne. Zarządzanie procesami biznesowymi w chmurze, rozbudowane moduły oceny dostawców wraz z kompleksowymi rozwiązaniami SRM, systemy procure-2-pay pozwalają działom zakupów koncentrować się na faktycznej wartości wnoszonej do przedsiębiorstwa, a nie na operacyjnych obowiązkach, realizowanych przez uczące się programy czy sztuczną inteligencję.  

– Jeśli nie przynosimy wartości do organizacji, to nie mamy wartości dla firmy – mówił Shahriar Tabrizi, Chief Procurement Officer w Sivantos podczas konferencji zakupowej PROCON/POLZAK 2017.

Wiedza zakupowa, wiedza biznesowa

Współczesna technologia daje działom zakupów rozbudowane narzędzia do zarządzania wszystkimi kategoriami wydatków i ich analizowania oraz przejrzystego raportowania. Kupcy mają możliwość wpływania na wewnętrzne decyzje komórek organizacyjnych, poprzez prezentowanie cennych danych i prognoz rynkowych.

Innowacje są dla wszystkich

Działy zakupów, będące w bezpośrednich relacjach z dostawcami, są w stanie zaproponować innowacyjne rozwiązania, które mogą stworzyć przewagę konkurencyjną całej organizacji. Co więcej, nowinki technologiczne czy procesowe mogą znacznie przyczynić się do usprawnienia samych procesów zakupowych – pozwalając na jeszcze większe oszczędności i korzyści (nie tylko w wymiarze pieniężnym).

Cena to nie wartość

Zakupy korporacyjne ewoluują z funkcji polegającej w głównej mierze na redukcji kosztów w kierunku funkcji głównego kreatora wartości w firmie. By sięgać po wartość nie należy pytać dostawcy, ile kosztuje dany produkt czy usługa, ale jaką wartość wniesie do firmy. A jeśli zmieniła się cena i trwają negocjacje? Zapytać – jaką wartość oferuje obecnie. Już rok temu, na konferencji PROCON Indirect Forum 2017, dedykowanej zakupom korporacyjnym, ekspert zakupowy prof. Arjan van Weele, mówił o znaczeniu relacji kupców z dostawcami i możliwościach generowania wartości poprzez m.in. innowacje.

– Ważną dźwignią do osiągnięcia wyższej opłacalności jest wymaganie od dostawców wprowadzania najciekawszych innowacji do organizacji, czyli wymaganie od nich podnoszenia wartości zamówień naszych klientów – co Dostawco, możesz zrobić by zwiększyć wartość rozwiązań, które my przedstawiamy naszym klientom. W praktyce oznacza to podział dostawców na dostawców o znaczeniu krytycznym oraz niekrytycznych dla działalności biznesowej – radził prof. Van Weele

W tym roku trend, który pozwala zakupom na wyrwanie się z pozycji reduktora kosztów w organizacji, będzie tematem przewodnim wielu wydarzeń branżowych na całym świecie, w tym na jubileuszowej edycji konferencji PROCON/POLZAK (link), organizowanej w październiku w Warszawie. Dział zakupów koncentrujący się na koszcie całkowitym i wartości poszczególnych decyzji, korzystający z osiągnięć technologii, wspierający biznes analizami i danymi, wprowadzający innowacje oraz będący agentem między klientami wewnątrz i na zewnątrz organizacji, może śmiało zajmować wspomniane wcześniej miejsce przy stole. Na już odsuniętym i przygotowanym krześle.

O konferencji PROCON/POLZAK 2018

To jubileuszowa, 5. edycja największej konferencji zakupowej w Polsce. W ubiegłym roku mówiliśmy o Zakupach 4.0. W 2018 r. hasłem przewodnim jest: Procure value – not costs. Ostatnio wiele mówi się o tym, że rola Działów Zakupów nie ogranicza się tylko do cięcia kosztów, lecz polega na kreowaniu wartości. Celem konferencji jest pokazanie sposobów budowania tej wartości.

22-23 października, Hotel Marriott Centrum, Warszawa http://konferencja-proconpolzak.pl/